Γενικές πληροφορίες

Στην Αρχειοθήκη σεβόμαστε την ιδιωτικότητα κάθε προσώπου υποκειμένου των δεδομένων και έχουμε ως πρωταρχικό μέλημα την προστασία της εμπιστευτικότητας και του απορρήτου των πληροφοριών που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε όταν εκδηλώνεις το ενδιαφέρον σου και υποβάλλεις  υποψηφιότητα για τη συνεργασία σου μαζί μας. Η εταιρεία μας «ΑΡΧΕΙΟΘΗΚΗ Α.Ε.» έχει θεσπίσει την παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Υποψηφίων Εργαζομένων (εφεξής η «Πολιτική Υποψηφίων» ή «Πολιτική») με σκοπό να ενημερώσει τους υποψηφίους εργαζομένους στην εταιρεία μας για τον τρόπο με τον οποίο συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά τους δεδομένα.

Με την παρούσα ενημέρωση, παρέχουμε πληροφορίες αναφορικά με το είδος των προσωπικών δεδομένων που συλλέγουμε για εσένα, τον τρόπο και τους σκοπούς για τους οποίους τα συλλέγουμε, τους τρίτους με τους οποίους μοιραζόμαστε τα δεδομένα αυτά, καθώς και τα δικαιώματά που έχεις, σε συμμόρφωση προς τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ 2016/679 (ΓΚΠΔ) τον Ν.4624/2019 καθώς και τις οδηγίες και αποφάσεις της Αρχής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και των αρμόδιων ευρωπαϊκών οργάνων.

Περιεχόμενα

1. Ποιους αφορά η παρούσα Πολιτική Υποψηφίων;

Το κείμενο της παρούσας Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Υποψηφίων Εργαζομένων έχει ως στόχο να ενημερωθείς εσύ, που εκδηλώνεις το ενδιαφέρον σου να συνεργαστείς μαζί μας ως υποψήφιος εργαζόμενος στην εταιρεία μας (εφεξής «εσύ» ή ο «Υποψήφιος Εργαζόμενος») και ο οποίος ανήκεις στις εξής κατηγορίες:

  1. Υποψήφιος Εργαζόμενος που έχεις υποβάλει το βιογραφικό σου και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με την ανεύρεση θέση εργασίας σε εταιρείες Headhunting/Recruiting, έπειτα από αγγελία/call της Αρχειοθήκης για συγκεκριμένη θέση εργασίας.
  2. Υποψήφιος Εργαζόμενος που έχεις υποβάλλει το βιογραφικό σου καθώς και τα απαραίτητα επιπρόσθετα στοιχεία σου για να καλύψεις τις ανάγκες συγκεκριμένης θέσης εργασίας για την οποία υπάρχει συγκεκριμένη αγγελία ή call από την εταιρεία μας σε ιστοσελίδες οι οποίες σχετίζονται με ανεύρεση εργασίας.
  3. Υποψήφιος Εργαζόμενος που διάβασε σχετικά με το call για συγκεκριμένη θέση στην ιστοσελίδα μας και ενημερώθηκε από αυτή σχετικά με την αποστολή του βιογραφικού του στο e- mail hr@archeiothiki.gr.
  4. Υποψήφιος Εργαζόμενος που μας αποστέλλει τα βιογραφικά του στο e- mail hr@archeiothiki.gr, έπειτα από σύσταση προσώπου ήδη εργαζόμενου στην εταιρεία μας.

2. Ποιοι είμαστε;

Η ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «ΑΡΧΕΙΟΘΗΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ LOGISTICS & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ» Αρ. ΓΕΜΗ 006886601000, Α.Φ.Μ. 998771988, ΔΟΥ ΦΑΕ ΑΘΗΝΩΝ, info@archeiothiki.gr, 210 5570410, με έδρα στην Αθήνα, Λουκιανού αρ. 1 (εφεξής η «Αρχειοθήκη» ή «Εμείς» ή η «Εταιρεία») είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε κατά τη διερεύνηση του κατάλληλου Υποψηφίου για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας (εφεξής τα «Προσωπικά Δεδομένα») στο πλαίσιο της εκδήλωσης του ενδιαφέροντός σου να εργαστείς μαζί μας (εφεξής η «Υποψηφιότητα»).

3. Ποια Προσωπικά Δεδομένα σου επεξεργαζόμαστε κατά τη διαδικασία recruiting στην εταιρεία μας;

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα Προσωπικά σου Δεδομένα τα οποία είναι απαραίτητα για τη διαδικασία recruiting στην εταιρεία μας καθώς και την αξιολόγηση του βιογραφικού και των σχετικών πληροφοριών που είναι απαραίτητα κατά τη διαδικασία διερεύνησης του κατάλληλου υποψηφίου για την εργασία στην εταιρεία μας, όπως είναι οι επαγγελματικές σου ικανότητες, το μορφωτικό σου επίπεδο και η εμπειρογνωσία σου για τη συγκεκριμένη θέση. Τα Προσωπικά σου Δεδομένα, συλλέγονται και γίνονται αντικείμενο περαιτέρω επεξεργασίας από αρμόδια, εξουσιοδοτημένη για το σκοπό αυτό ομάδα της Αρχειοθήκης, η οποία είναι επιφορτισμένη με καθήκοντα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Αποδέκτες των Προσωπικών σου Δεδομένων , μπορεί να είναι επίσης άλλα αρμόδια τμήματα εντός της εταιρείας, τα οποία σχετίζονται με την προκηρυσσόμενη θέση για την οποία έχεις υποβάλει υποψηφιότητα καθώς και η Διοίκηση της Αρχειοθήκης.

Προσωπικά Δεδομένα αποτελούν οι πληροφορίες που συσχετίζονται με εσένα ως φυσικό πρόσωπο και Υποψήφιο Εργαζόμενο και οι οποίες δύνανται να σε ταυτοποιήσουν άμεσα ή έμμεσα σε συνδυασμό με άλλες πληροφορίες στις οποίες έχουμε πρόσβαση. Η Αρχειοθήκη φροντίζει να συλλέγει και να επεξεργάζεται μόνο τα απαραίτητα Προσωπικά Δεδομένα για την Υποψηφιότητά σου.

Στο πλαίσιο της αξιολόγησης της Υποψηφιότητάς σου έπειτα από call της Εταιρείας μας, επεξεργαζόμαστε τα ακόλουθα Προσωπικά Δεδομένα τα οποία συλλέγουμε ως εξής :

  • Από εσένα:

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε από εσένα συγκεκριμένα στοιχεία τα οποία είναι απαραίτητα για την αξιολόγησή της Υποψηφιότητάς σου και που αφορούν σε επαγγελματικές και προσωπικές σου πληροφορίες τα οποία επιθυμείς να μας γνωστοποιήσεις με την αποστολή e- mail στο hr@archeiothiki.gr, έπειτα από τη δημοσίευση αγγελίας μας ή call για συγκεκριμένη θέση στην ιστοσελίδα μας, σε ιστοσελίδες οι οποίες σχετίζονται με ανεύρεση εργασίας.

Τα Προσωπικά Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε στο πλαίσιο αυτό είναι:

    • Δεδομένα Ταυτότητας: το ονοματεπώνυμο, η ηλικία, η εθνικότητά σου,
    • Δεδομένα Επικοινωνίας: η ταχυδρομική διεύθυνση, η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail), ο αριθμός κινητού ή/και σταθερού σου τηλεφώνου
    • Δεδομένα βιογραφικού: η προηγούμενη απασχόλησή σoυ, η εκπαίδευσή σoυ, οι δεξιότητές σoυ και τυχόν πιστοποιήσεις ή άλλα, επαγγελματικής φύσης προσόντα που διαθέτεις και τα οποία συμπεριλαμβάνεις στο βιογραφικό σου και σχετίζονται με τη θέση εργασίας που έχει δημοσιευθεί και επιπλέον στοιχεία που επιθυμείς να μας γνωστοποιήσεις,
    • Δεδομένα προϋποθέσεων: σχετικά με την εκπλήρωση ή μη τυχόν υποχρεωτικής στρατιωτικής θητείας
    • Δεδομένα σχετικά με την ικανότητα οδήγησης καθώς και την κατηγορία διπλώματος που τυχόν διαθέτεις (επαγγελματικό ή ιδιωτικής χρήσης),
    • Δεδομένα που περιλαμβάνονται σε συστατικές επιστολές στο βιογραφικό σου,
    • Πρόσθετα δεδομένα που τυχόν μας παράσχετε κατά την διάρκεια της τηλεφωνικής μας επαφής ή μέσω της αίτησης σου ή άλλων επικοινωνιών μαζί σου.
    • Δεδομένα κατά τη διαδικασία Short-listing
    • Δεδομένα κατά τη διαδικασία αξιολόγησης Υποψηφιότητας

Από τρίτες πηγές

  • Headhunting/Recruiting: Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε Προσωπικά Δεδομένα από τις εταιρείες Headhunting/Recruiting με τις οποίες συνεργαζόμαστε στο πλαίσιο της Υποψηφιότητάς σου, τα οποία παρείχες μέσω του βιογραφικού και του cover letter, έπειτα από συγκεκριμένο call καθώς και τα στοιχεία που έχουν συλλέξει από άλλες δημόσιες πηγές με συναφές αντικείμενο. Τα δεδομένα αυτά διαβιβάζονται σε εμάς αφού έχεις παράσχει στις εταιρείες Headhunting/Recruiting την συγκατάθεσή σου για τον σκοπό αυτό. Η Αρχειοθήκη μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου άμεσα ή μέσω της εταιρείας Headhunting/Recruiting. Επιπλέον, μπορεί να ζητήσουμε από τις εταιρείες να πραγματοποιήσουν μία πρώτη αξιολόγηση σχετικά με το βιογραφικό σου και να μας αποστείλουν ένα πρώτο report για την Υποψηφιότητά σου. Oι εταιρείες Headhunting/Recruiting ενδέχεται να ενεργούν είτε ως Joint Controllers από κοινού με την Αρχειοθήκη, οπότε τα προσωπικά σου δεδομένα θα επεξεργαστούν σύμφωνα με τη δική μας και τη δική τους Πολιτική Απορρήτου Υποψηφίων Εργαζομένων, ή ως Εκτελούντες την Επεξεργασία έχοντας εντολή να επεξεργαστούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό μας, για συγκεκριμένους σκοπούς και σύμφωνα με τις οδηγίες μας.
  • Πρώην εργοδότες: Επιπρόσθετα, εφόσον κρίνεται απαραίτητο, ενδεχομένως να επιβεβαιώσουμε πληροφορίες σχετικά με την προϋπηρεσία σου οι οποίες σχετίζονται μόνο με τη θέση εργασίας για την οποία είστε υποψήφιοι και με το αντικείμενο εργασίας σου από πρώην εργοδότες σου έπειτα από τη συγκατάθεσή σου πριν από την επικοινωνία μαζί τους.
  • Δημόσια προσβάσιμες πηγές: Τέλος, ενδέχεται να χρησιμοποιήσουμε κάποιες δημόσια προσβάσιμες πηγές με επαγγελματικό χαρακτήρα, επαγγελματικές ιστοσελίδες ή/και social- media με συναφές αντικείμενο προκειμένου να επιβεβαιώσουμε πληροφορίες που συνδέονται με την εμπειρία σου σχετικά με τη θέση εργασίας (π.χ. για να επιβεβαιώσουμε τις πληροφορίες που λάβαμε εσάς) .

Τα Προσωπικά Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε στο πλαίσιο αυτό είναι:

    • Δεδομένα Ταυτότητας: το ονοματεπώνυμο, η ηλικία, η εθνικότητά σου,
    • Δεδομένα Επικοινωνίας: η ταχυδρομική διεύθυνση, η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail), ο αριθμός κινητού ή/και σταθερού σου τηλεφώνου,
    • Δεδομένα βιογραφικού: η προηγούμενη απασχόλησή σoυ, η εκπαίδευσή σoυ, οι δεξιότητές σoυ και τυχόν πιστοποιήσεις ή άλλα, επαγγελματικής φύσης προσόντα που διαθέτεις και τα οποία συμπεριλαμβάνετε στο βιογραφικό σου και σχετίζονται με τη θέση εργασίας που έχει δημοσιευθεί,
    • Δεδομένα που περιλαμβάνονται σε συστατικές επιστολές στο βιογραφικό σου.

Ενδέχεται να εκδηλώσεις το ενδιαφέρον σου να συνεργαστείς στην Αρχειοθήκη χωρίς call της Εταιρείας μας, έπειτα από σύσταση ενός προσώπου που ήδη εργάζεται σε εμάς ή συνεργάζεται μαζί μας. Στην περίπτωση αυτή συλλέγουμε το βιογραφικό και τα στοιχεία που επιθυμείς να μας αποστείλεις μέσω e- mail στο hr@archeiothiki.gr.

Προσωπικά Δεδομένα που μας παρέχεις κατά τη διαδικασία Shortlisting

Επεξεργαζόμαστε τα Προσωπικά Δεδομένα σου για να πραγματοποιήσουμε το short – listing των αιτήσεων Υποψηφιότητας για να διαχωρίσουμε τους Υποψήφιους Εργαζόμενους σύμφωνα με τα βασικά τους χαρακτηριστικά (π.χ.  χρόνια προϋπηρεσίας, ειδικότητας που μπορεί να συνάδουν με τις απαιτήσεις του call για τη συγκεκριμένη θέση).

Προσωπικά Δεδομένα που μας παρέχεις κατά τη διαδικασία αξιολόγησης Υποψηφιότητας

Προκειμένου να διακρίνουμε την καταλληλότητά σου για τη θέση εργασίας με πραγματοποίηση συνεντεύξεων, τήρηση σημειώσεων, απαντήσεις σου σε case studies τα οποία ενδεχομένως να κληθείς να απαντήσεις αναλόγως την προκηρυσσόμενη θέση. Κατά τη διαδικασία της αξιολόγησης επεξεργαζόμαστε δεδομένα που συλλέγουμε κατά τη συνέντευξη, τη συζήτηση σχετικά με τις ανάγκες της θέσης μαζί με το τμήμα HR της Εταιρείας μας και δεδομένα τα οποία μπορεί να συλλέξουμε από τρίτους ( π.χ. νόμιμες δημόσια προσβάσιμες πηγές).

Επικοινωνία

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σου προκειμένου να επικοινωνήσουμε μαζί σου για να σε ενημερώσουμε για την διαδικασία της Υποψηφιότητάς σου, την αξιολόγησή σου ως Υποψήφιο Εργαζόμενο, για να σε καλέσουμε για συνέντευξη ή να σε ενημερώσουμε για το αποτέλεσμα της αξιολόγησής σου ή/και να σου ζητήσουμε τη συγκατάθεσή σου για να επικοινωνήσουμε με πρώην εργοδότη σου ή για άλλο λόγο που σχετίζεται με τη διαδικασία Υποψηφιότητάς σου.

Τήρηση Αρχείου για μελλοντική αξιολόγηση και αποδεικτικούς σκοπούς

Αποθηκεύουμε τα Προσωπικά σου Δεδομένα για σύντομο χρονικό διάστημα για συγκεκριμένους σκοπούς:

  • Όταν τηρούμε το αρχείο με το βιογραφικό σου και τα στοιχεία που συλλέξαμε κατά τη διαδικασία αξιολόγησης της Υποψηφιότητάς σου προκειμένου:
    • να την επαναξιολογήσουμε στο μέλλον εάν ανοίξει μία νέα θέση
    • για να τηρήσουμε ένα αρχείο του βιογραφικού σου και των Προσωπικών Δεδομένων που συγκεντρώσαμε κατά την Υποψηφιότητά σου για την περίπτωση που έχεις κάποιο παράπονο ή ασκήσεις κάποιο δικαίωμά σου σχετικά με τη διαδικασία αξιολόγησης της Υποψηφιότητάς σου.

Σημειώσεις:

  • Στην Αρχειοθήκη, στο πλαίσιο της Υποψηφιότητάς σου, θα σου ζητήσουμε μόνον τα δεδομένα εκείνα που είναι απολύτως απαραίτητα για την εξυπηρέτηση του σκοπού για τον οποίον δόθηκαν και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά και μόνο για τους σκοπούς για τους οποίους έχουν συλλεχθεί. Σε προτρέπουμε να μην συμπεριλαμβάνεις στην Αίτησή σου Υποψηφιότητας ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα (όπως π.χ. πληροφορίες υγείας, στοιχεία σχετικά με τις θρησκευτικές πεποιθήσεις κ.λπ.). Επιπλέον, δε χρησιμοποιούμε δεδομένα και δεν εξάγουμε συμπεράσματα με αυτοματοποιημένα μέσα κατά τη διαδικασία της Υποψηφιότητας.
  • Επιλέγουμε προσεκτικά τους ανθρώπους που πρόκειται να εργαστούν μαζί μας, με βάση αξιολογικά κριτήρια και βεβαιώνοντας ότι διαθέτουν τα κατάλληλα εκπαιδευτικά και επαγγελματικά προσόντα, αναλόγως των προκηρυσσόμενων κάθε φορά θέσεων εργασίας.
  • Δε θα χρησιμοποιήσουμε τα δεδομένα σου για να λάβουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις με βάση την αξιολόγησή σου και τις απαντήσεις σου.
  • Στην περίπτωση που χρειαστεί να επεξεργαστούμε τα προσωπικά σου δεδομένα για κάποιον σκοπό πέραν αυτών που αναφέρονται στην παρούσα, θα σε ενημερώσουμε κατάλληλα και εκ των προτέρων και θα ζητήσουμε τη συγκατάθεσή σου, εφόσον αυτό απαιτείται.

4. Σκοπός και νόμιμος λόγος επεξεργασίας δεδομένων Υποψηφίων Εργαζομένων

Η Αρχειοθήκη ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας επεξεργάζεται τα Προσωπικά Δεδομένα σου βασιζόμενη σε νόμιμη αιτία ενώ παράλληλα οφείλει να τα τηρεί επικαιροποιημένα στα αρχεία της. Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να μας διαβιβάζεις ακριβή και επικαιροποιημένα δεδομένα.

Ο σκοπός της επεξεργασίας τους και η νόμιμη αιτία (νομική βάση) αναλύονται στον παρακάτω πίνακα:

Σκοπός Επεξεργασίας Προσωπικά Δεδομένα Νομική βάση επεξεργασίας
Συλλογή Δεδομένα που συλλέγουμε από εσάς έπειτα από συγκεκριμένο call, όπως αυτά αναλύονται ανωτέρω. Εκτέλεση σύμβασης σε προσυμβατικό στάδιο:

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σου που συμπεριλαμβάνονται στην αίτηση που μας υποβάλλεις, στο βιογραφικό σου και τις σχετικές πληροφορίες, όταν μας παρέχεις αυτά με τη δική σου πρωτοβουλία έπειτα από συγκεκριμένη δημοσίευση θέσης εργασίας (call) προκειμένου να προβούμε στα επόμενα βήματα κατά την Υποψηφιότητά σου και να συνάψουμε τη σύμβαση εργασίας μαζί σου.

Δεδομένα που συλλέγουμε από τρίτους:

1.     Headhunting/Recruiting κατά τη διαδικασία της Υποψηφιότητάς σου :

α) για την αξιολόγηση των δεδομένων σου από τις συνεργαζόμενες με εμάς εταιρείες

β) Τη διαβίβαση των δεδομένων σου στην Αρχειοθήκη

α) το έννομο συμφέρον της Αρχειοθήκης:

Η  Αρχειοθήκη βασίζεται στο έννομο συμφέρον της να συνεργαστεί με εταιρείες προκειμένου να βρει τους κατάλληλους υποψηφίους για το call και να αξιολογήσουν το βιογραφικό και τις υπόλοιπες, συναφείς με την θέση εργασίας πληροφορίες σου, οι οποίες δεν μας διαβιβάζονται στο σημείο αυτό.

β) Η συγκατάθεσή σου:

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σου με βάση τη συγκατάθεσή σου που έχεις παράσχει στις εταιρείες Headhunting/Recruiting. Έχεις το δικαίωμα να ανακαλέσεις τη συγκατάθεσή σου οποτεδήποτε αποστέλλοντας e- mail στα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας και του DPO μας και με τον τρόπο αυτό να μην συνεχίσουμε τα βήματα της Υποψηφιότητάς σαου.

2.     Πρώην Εργοδότες Η συγκατάθεσή σου:

Βασιζόμαστε στη συγκατάθεσή σου για να επικοινωνήσουμε με τους πρώην εργοδότες σου για να συλλέξουμε πληροφορίες σχετικές με τις επαγγελματικές σου ικανότητες που σχετίζονται με τη θέση εργασίας που πρόκειται να καλυφθεί. Μπορείς να ανακαλέσεις την συγκατάθεσή σου οποτεδήποτε αποστέλλοντας e- mail στα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας και του DPO μας. Εάν ασκήσεις το δικαίωμά σου αυτό δε θα επικοινωνήσουμε με τον εργοδότη σου και θα αξιολογήσουμε τα υπόλοιπα δεδομένα για την Υποψηφιότητά σου.

3.     Δημόσια προσβάσιμες πηγές

 

Το έννομο συμφέρον της Αρχειοθήκης:

Έπειτα από δίκαιη στάθμιση του έννομου συμφέροντός της Αρχειοθήκης με την ιδιωτικότητά σου επεξεργαζόμαστε τα Προσωπικά Δεδομένα σου που υπάρχουν αναρτημένα σε δημόσια προσβάσιμες πηγές προκειμένου να βρούμε τους κατάλληλους υποψηφίους για την ορθή λειτουργία της Εταιρείας μας, χωρίς να θίγουμε τις θεμελιώδεις ελευθερίες και δικαιώματά σου.

Short-listing Δεδομένα τα οποία αξιολογούμε κατά τη διαδικασία short-listing, όταν αυτή πραγματοποιείται. Το έννομο συμφέρον της Αρχειοθήκης:

Η Αρχειοθήκη έχει έννομο συμφέρον να πραγματοποιήσει έναν προέλεγχο – short-listing προκειμένου να διαπιστώσει ποιοι Υποψήφιοι πληρούν τις προϋποθέσεις για τη θέση για την οποία έχει βγει call και να επικοινωνήσει μαζί σου για συνέντευξη ή περαιτέρω αξιολόγηση.

Αξιολόγηση Δεδομένα που συλλέγουμε από εσάς κατά τη διαδικασία αξιολόγησης της Υποψηφιότητάς σου Εκτέλεση της σύμβασης σε προσυμβατικό στάδιο:

Επεξεργαζόμαστε τα Προσωπικά σου Δεδομένα κατά την Υποψηφιότητά σου στο στάδιο της αξιολόγησης ως προσυμβατικό στάδιο της σύναψης σύμβασης εργασίας με εσένα, έπειτα από την υποβολή της αίτησής σου και των λοιπών στοιχείων σου από εσένα.

Επιπρόσθετα Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγουμε από τρίτους κατά τη διαδικασία ως προαναφέρθηκε Το έννομο συμφέρον της Αρχειοθήκης:

Προκειμένου να επαληθεύσουμε τις επαγγελματικές σου ικανότητες για την ανεύρεση του καταλληλότερου Υποψηφίου για τη θέση εργασίας σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας μας για τη στελέχωση του προσωπικού της, αξιολογούμε όποια επιπρόσθετα Προσωπικά Δεδομένα συλλέγουμε κατά τη διαδικασία αυτή.

Επικοινωνία μαζί σου

 

Δεδομένα επικοινωνίας σου προκειμένου να επικοινωνήσουμε μαζί σου

α)για να σε καλέσουμε για συνέντευξη,

β)για να σε ενημερώσουμε για το αποτέλεσμά της Υποψηφιότητάς σου

γ)για να σου ζητήσουμε τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες

δ) για να σου ζητήσουμε τυχόν συγκατάθεσή σου όταν είναι απαραίτητη π.χ για να επικοινωνήσουμε με πρώην εργοδότη σου

ε) για να σε ενημερώσουμε για νέα θέση εργασίας που έχει ανοίξει καθώς και για να επικαιροποιήσεις τα στοιχεία που μας έχεις παράσχει

α, β, γ & δ) Εκτέλεση σύμβασης σε προσυμβατικό στάδιο:

Κατά τη διαδικασία της Υποψηφιότητάς σου επεξεργαζόμαστε τα Δεδομένα επικοινωνίας σου προκειμένου να συλλέξουμε τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεται κάθε βήμα της.

 

ε) Έννομο συμφέρον

Η Αρχειοθήκη βασίζεται στο έννομο συμφέρον της να τηρήσει το βιογραφικό σου και άλλες πληροφορίες που συνέλεξε κατά την Υποψηφιότητά σου για μελλοντική χρήση τους για να την αξιολογήσει στο μέλλον για την περίπτωση που ανοίξει νέα θέση εργασίας εκτός εάν εναντιωθείς (βλ. δικαίωμα εναντίωσης κατωτέρω).

Τήρηση Αρχείου για μελλοντική αξιολόγηση και αποδεικτικούς σκοπούς Τηρούμε αρχείο με το βιογραφικό σου και τις σχετικές πληροφορίες για τους ακόλουθους σκοπούς

α) Αξιολόγηση για μελλοντική εργασία

β) Σκοπούς απόδειξης

 

Έννομο συμφέρον

Τηρούμε τα Προσωπικά σου Δεδομένα για σύντομο χρονικό διάστημα με βάση το έννομο συμφέρον μας να τα τηρήσουμε στα αρχεία μας για να σε ενημερώσουμε για μελλοντικό άνοιγμα θέσης, για επαναξιολόγησή τους στο μέλλον για νέα θέση, για να τηρήσουμε αποδεικτικά στοιχεία για την περίπτωση παραπόνων. Το έννομο συμφέρον μας έχει σταθμιστεί δίκαια με την ιδιωτικότητά σου και δεν θίγει τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες σου.

Σημείωση: Στην περίπτωση που η νομική βάση επεξεργασίας είναι το έννομο συμφέρον πραγματοποιούμε δίκαια στάθμιση της ιδιωτικότητάς σου με αυτό. Σε κάθε περίπτωση που κρίνεις ότι προσβάλλονται τα δικαιώματά σου έχεις το δικαίωμα της εναντίωσης σύμφωνα με τον τρόπο που αναλύεται κατωτέρω στο σημείο 9.

5. Αποδέκτες

Αποδέκτες των δεδομένων σου μπορεί αν είναι επίσης εξωτερικοί συνεργάτες και συνεργαζόμενες με την Αρχειοθήκη εταιρείες, όπως:

  1. Πάροχοι πληροφοριακών συστημάτων ή/και εφαρμογών, σύμβουλοι ή εταιρείες παροχής υπηρεσιών αποθήκευσης σε υπολογιστικό νέφος (cloud storage), όπως η Microsoft (βλ. Privacy Policy), οι οποίοι έχουν λάβει εντολή να επεξεργαστούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό μας, για συγκεκριμένους σκοπούς και μόνον σύμφωνα με τις οδηγίες μας,
  2. Εταιρείες Headhunting/recruiting -παροχής υπηρεσιών ευρέσεως προσωπικού, στις οποίες παρείχες εσύ το βιογραφικό σου και τα συνοδευτικά αυτού στοιχεία και που μπορεί να ζητήσουμε την άποψη και αξιολόγησή τους σχετικά με την καταλληλότητά σου ως Υποψήφιου Εργαζόμενου για την ανοιχτή θέση εργασίας.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ

Η Αρχειοθήκη λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα προκειμένου να τηρήσει όλη τη διαδικασία της επεξεργασίας των Προσωπικών σου Δεδομένων εντός ΕΟΧ κατά την Υποψηφιότητά σου και για τον λόγο αυτό έχει συνεργαστεί με ελληνικές εταιρείες Headhunting/recruiting. Στο πλαίσιο λειτουργίας των εταιριών αυτών, τα δεδομένα σου ενδέχεται να διαβιβαστούν σε Τρίτη χώρα και εκτός Ευρωπαϊκού Χώρου όπως π.χ. στις ΗΠΑ, μόνο υπό την προϋπόθεση ύπαρξης κατάλληλων εγγυήσεων. Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει απόφαση επάρκειας μεταξύ Ελλάδας και τρίτης χώρας, αλλά οι συνεργάτες μας διαβιβάζουν δεδομένα εκεί, θα ενημερωθείς κατάλληλα για τους λόγους, τους πιθανούς κινδύνους και τις συνέπειες μιας τέτοιας μεταφοράς και θα παραμείνεις ελεύθερος να μην παράσχεις τη συγκατάθεσή σου στην προτεινόμενη διαβίβαση Προσωπικών Δεδομένων.

7. Πόσο καιρό διατηρούμε τα Προσωπικά σου Δεδομένα

  • Τα στοιχεία της δήλωσης ενδιαφέροντός σου που συλλέγονται για το σκοπό αξιολόγησης της Υποψηφιότητάς σου, καθώς και τα σχετικά αποτελέσματα της αξιολόγησης, τηρούνται από εμάς, σε περίπτωση που η υποψηφιότητα δεν καταλήξει σε συνεργασία μαζί μας,  για όσο χρόνο απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού αυτού και τα τηρούμε επιπλέον για σύντομο χρονικό διάστημα ενώ παράλληλα έχεις το δικαίωμα να εναντιωθείς στην πολιτική διακράτησης των Προσωπικών Δεδομένων επικοινωνώντας στα στοιχεία που παρατίθενται κατωτέρω στο σημείο 11 της παρούσας.
  • Όταν μας στέλνεις το βιογραφικό σου και τα Προσωπικά σου Δεδομένα έπειτα από call για συγκεκριμένη θέση κατά την διαδικασία της Υποψηφιότητάς σου με δική σου πρωτοβουλία, η Αρχειοθήκη θα τα διατηρεί για επιπλέον (1) έτος βασιζόμενη στο έννομο συμφέρον της για την επαναξιολόγησή του για μελλοντική θέση εκτός εάν εναντιωθείς στην τήρηση τους .
  • Εάν αξιολογήσαμε τα Προσωπικά Δεδομένα σου κατά την Υποψηφιότητά σου θα τα διατηρήσουμε για (1) ένα έτος για τους παρακάτω σκοπούς:
    1. Για να επαναξιολογήσουμε την Υποψηφιότητά σου,
    2. Για να τα τηρήσουμε για σκοπούς απόδειξης.
  • Στην περίπτωση που λάβαμε τα στοιχεία σου μέσω κάποιας πλατφόρμας κοινωνικής δικτύωσης, ενδέχεται να εφαρμόζεται ανεξάρτητα και παράλληλα με τη δική μας και τυχόν δική της Πολιτική Απορρήτου η οποία να προβλέπει μεταξύ άλλων, διαφορετικό χρονικό διάστημα διατήρησης των στοιχείων σου στα δικά τους ανεξάρτητα συστήματα. Στην περίπτωση αυτή σε παροτρύνουμε να ενημερωθείς για την Πολιτική Απορρήτου που ισχύει στις κατά περίπτωση πλατφόρμες εύρεσης εργασίας.Στην περίπτωση που στο πλαίσιο της παρούσας, επιθυμούμε να διατηρήσουμε τις πληροφορίες που μας έχεις παράσχει για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, θα ζητήσουμε τη συγκατάθεσή.
  • Εφόσον η αίτηση σου καταλήξει σε σύναψη σύμβασης με την Αρχειοθήκη, τα προσωπικά δεδομένα που έχουν συλλεχθεί πριν την πρόσληψή σου, θα αποτελέσουν μέρος του προσωπικού σου αρχείου εργαζομένου σε εμάς, θα επεξεργαστούν σύμφωνα με την Πολιτική Επεξεργασίας των Προσωπικών Δεδομένων Εργαζομένων η οποία κοινοποιείται σε όλους τους Εργαζομένους μας, και θα διατηρηθούν καθ’ όλη την διάρκεια απασχόλησής σου στην Αρχειοθήκη καθώς και για κάποια επιπλέον έτη μετά τη λήξη της μεταξύ μας συνεργασίας, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

8. Ασφάλεια Προσωπικών Δεδομένων

Στην Αρχειοθήκη χρησιμοποιούμε κατάλληλα μέτρα προστασίας όπως απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία προκειμένου να διασφαλίσουμε την ακεραιότητα και την ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σε αφορούν. Εφαρμόζουμε ένα Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών και Διασφάλισης Απορρήτου και χρησιμοποιούμε κατάλληλα τεχνικά μέτρα προστασίας. Επίσης, λειτουργούμε με βάση ένα Ενιαίο Σύστημα Πολιτικών και διαδικασιών, πιστοποιημένων σύμφωνα με διεθνώς αναγνωρισμένα Πρότυπα Ασφάλειας, από εξουσιοδοτημένους Φορείς Πιστοποίησης, το οποίο επικαιροποιείται όποτε απαιτείται, ώστε να  επιτυγχάνεται ένα υψηλό επίπεδο διαφύλαξης της ιδιωτικότητας των φυσικών προσώπων. Τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας που έχουμε λάβει τηρούν ασφαλή τα δεδομένα σου σε περίπτωση τεχνικού σφάλματος ή φυσικού συμβάντος ενώ παράλληλα υποστηρίζουν την άσκηση των δικαιωμάτων σου.  Διατηρούμε την επιφύλαξη μας για την περίπτωση επέλευσης συμβάντος ασφαλείας το οποίο εκφεύγει της σφαίρας ελέγχου μας και που μπορεί να βασίζεται σε ειδικές συνθήκες ή ανωτέρα βία ή σε αδυναμία δικτύου.

9. Ποια είναι τα δικαιώματά σου και ποιος ο τρόπος άσκησής τους σχετικά με την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων;

Σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία και στο πλαίσιο της Υποψηφιότητάς σου, έχεις τα δικαιώματα που προβλέπονται από τον GDPR και μπορείς να τα ασκήσεις προς εμάς με τους ακόλουθους τρόπους:

ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΤΙ ΕΙΝΑΙ;
Πρόσβαση (α. 15) Μπορείς να ζητήσεις να αποκτήσεις πρόσβαση στα προσωπικά σου δεδομένα και να λάβεις σχετικές πληροφορίες για την επεξεργασία τους, όπως: ποια δεδομένα τηρούμε, γιατί τα χρησιμοποιούμε, από πού τα συλλέξαμε στην περίπτωση που δεν τα συλλέξαμε από εσάς αλλά μέσω τρίτου, σε ποιον τα διαβιβάζουμε, εάν διαβιβάζονται σε τρίτη χώρα.
Διόρθωση (α.16) Μπορείς να ζητήσεις να διορθώσουμε αναληθή ή ανακριβή δεδομένα σου ή να τα επικαιροποιήσεις. Στο πλαίσιο αυτό η εταιρεία μας διατηρεί το δικαίωμα να επαληθεύσει την ακρίβεια των δεδομένων προτού προβεί στη διόρθωσή τους και υποχρεούται να ενημερώσει τον αποδέκτη στον οποίο γνωστοποιήθηκαν τα Προσωπικά σου Δεδομένα, εκτός εάν αυτό αποδεικνύεται ανέφικτο ή εάν συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια .
Διαγραφή (α.17) Μπορείς να ζητήσεις να διαγραφούν δεδομένα σου όταν α) δεν χρειάζονται πλέον για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν, β) έχεις ανακαλέσει τη συγκατάθεσή σου επί της οποίας βασίζεται η επεξεργασία, γ) στην περίπτωση που διαπιστώσεις ότι υποβάλλονται κατ’ άλλο τρόπο ή παράνομα σε επεξεργασία, δ) εάν αντιταχθείς στην επεξεργασία.

Η εταιρεία μας διατηρεί το δικαίωμα να αρνηθεί την άσκηση του παραπάνω δικαιώματος εάν η επεξεργασία των δεδομένων είναι απαραίτητη α) για τον σκοπό για τον οποίο έχουν συλλεχθεί, β) για τη συμμόρφωση με μία νομική υποχρέωση, γ) για τη σύσταση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών απαιτήσεων.

Η διαγραφή, όταν πληρούνται οι προϋποθέσεις, θα είναι καθολική και πλήρης.

Περιορισμός (α 18) Μπορείς να ζητήσεις να τηρήσουμε τα δεδομένα σου αλλά να μην τα χρησιμοποιούμε εάν η ακρίβεια τους αμφισβητείται, εάν η επεξεργασία των δεδομένων σου δεν είναι πλέον απαραίτητη για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν, όταν έχεις εναντιωθεί στην επεξεργασία και αναμένεις την επαλήθευση κατά πόσο οι νόμιμοι λόγοι μας υπερισχύουν έναντι των νόμιμων λόγων σου.
Φορητότητα (α.20) Μπορείς να ζητήσεις να σου παρασχεθούν τα προσωπικά σου δεδομένα σε δομημένη μορφή ή μπορείς να ζητήσεις να μεταφερθούν απευθείας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας. Προϋπόθεση είναι τα δεδομένα να έχουν δοθεί με συγκατάθεση ή στο πλαίσιο εκτέλεσης σύμβασης και επίσης τα δεδομένα να τηρούνται με αυτοματοποιημένα μέσα και όχι έντυπα. Το δικαίωμα φορητότητας αφορά στα δεδομένα που έχουν παρασχεθεί από εσένα και όχι από την Αρχειοθήκη επί της βάσης των δεδομένων που της έχεις χορηγήσει εσύ.
Εναντίωσης (α.21) Μπορείς να αντιταχθείς ανά πάσα στιγμή σε οποιαδήποτε επεξεργασία προσωπικών του δεδομένων η οποία έχει ως νομιμοποιητική βάση α) το έννομο συμφέρον, β) την εκπλήρωση καθήκοντος, γ) την περίπτωση κατάρτισης προφίλ. Αν ασκήσεις το συγκεκριμένο δικαίωμα η εταιρεία μας δύναται να μην ικανοποιήσει το εν λόγω δικαίωμά σου, εφόσον καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους επεξεργασίας που υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σου ή για θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων για να συνεχίσει την εν λόγω επεξεργασία.
Δικαίωμα στην ανθρώπινη παρέμβαση (α.22) Στο πλαίσιο των επεξεργασιών που περιλαμβάνονται στην παρούσα Πολιτική δεν λαμβάνουμε αποφάσεις με τη χρήση τεχνικού μέσου, με την οποία απόφαση να αξιολογούνται προσωπικές σου πτυχές και να λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, η οποία να παράγει έννομα αποτελέσματα έναντί εσού ή να σε επηρεάζει σημαντικά κατά ανάλογο τρόπο. Επίσης, δεν καταρτίζουμε προφίλ μέσω αυτοματοποιημένης επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων.
Άρση συγκατάθεσης Έχεις το δικαίωμα να αποσύρεις τυχόν συγκατάθεση που έχεις δώσει, όπου αυτή προβλέπεται ανωτέρω ως βάση επεξεργασίας. Μπορείς να αποσύρεις τη συγκατάθεσή σου ελεύθερα και οποτεδήποτε με αίτησή σου στα στοιχεία επικοινωνίας του DPO ή με όποιον άλλον τρόπο έχουμε ενημερωθεί κατά την λήψη της συγκατάθεσής σου. Η άρση της συγκατάθεσής σου ισχύει για το μέλλον.
Εποπτική αρχή/Εναλλακτικές μορφές επίλυσης διαφοράς Σε περίπτωση που θεωρείς ότι δεν ικανοποιήσαμε επαρκώς το αίτημά σου και θίγεται κατά οποιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών σου δεδομένων, μπορείς να προσφύγεις στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία επικοινωνίας:

Ιστοσελίδα: www.dpa.gr | Ταχυδρομική Διεύθυνση: Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα | Τηλεφωνικό Κέντρο: +30 210 6475600 | Fax: +30 210 6475628 | Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: contact@dpa.gr

Καθόσον η προστασία της ιδιωτικότητάς μας αποτελεί για την εταιρεία μας προτεραιότητα, μπορείς να επικοινωνείς οποτεδήποτε με την εταιρεία μας αλλά και με τον DPO για οποιοδήποτε θέμα ή παράπονό σου σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σου δεδομένων.

Σε κάθε περίπτωση, η παρούσα πολιτική διέπεται από το ελληνικό δίκαιο και αρμόδια είναι τα ελληνικά δικαστήρια.

Μπορείς να ασκήσεις οποιοδήποτε από τα παραπάνω δικαιώματα, υποβάλλοντας έγγραφο αίτημα στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) της Αρχειοθήκης. Μπορείς να αναμένεις απάντηση σε τέτοιο αίτημα εντός ενός (1) μήνα μετά τη λήψη του και σε κάθε περίπτωση, εντός δύο (2) επιπλέον μηνών, εφόσον αυτό επιβάλλεται από την πολυπλοκότητα του αιτήματος ή το γενικότερο αριθμό των αιτημάτων που έχουμε λάβει.

  • Ως υποκείμενο δεδομένων δε θα πρέπει να πληρώσεις για την άσκηση των δικαιωμάτων σου σε σχέση με τα Προσωπικά Δεδομένα, εκτός εάν ο νόμος ορίζει διαφορετικά ή εάν το αίτημα για απόκτηση πρόσβασης σε πληροφορίες είναι αβάσιμο ή υπερβολικό.
  • Η Αρχειοθήκη θα σου ζητήσει να σε ταυτοποιήσει προκειμένου να υλοποιήσει την άσκηση των δικαιωμάτων σου

10. Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων της Αρχειοθήκης (DPO)

Μπορείς να απευθύνεις τυχόν ερωτήματα ή αιτήματα σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων τα οποία επεξεργάζεται η Αρχειοθήκη σύμφωνα με την παρούσα, καθώς επίσης και να ασκήσεις κάποιο από τα δικαιώματά σου αποσύρεις τυχόν συγκατάθεσή σου, οποτεδήποτε, στα ακόλουθα στοιχεία

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων:
email: dpo@archeiothiki.gr
επιστολή: Θέση Ρύκια, ΤΚ 193 00, Ασπρόπυργος – Ελλάδα (υπόψη DPO)
τηλέφωνο επικοινωνίας: 210 5570410

11. Αλλαγές στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Προσπαθούμε να επανεξετάζουμε και να ενημερώνουμε συνεχώς την παρούσα Πολιτική Απορρήτου, προκειμένου να συμμορφωνόμαστε με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, παρέχοντας παράλληλα τη βέλτιστη προστασία των προσωπικών σου δεδομένων και την προσήκουσα ενημέρωσή σου. Οποιαδήποτε ενημέρωση σχετικά με την παρούσα Πολιτική θα αναρτάται στον ιστότοπο της Αρχειοθήκης (www.archeiothiki.gr) ή με οποιονδήποτε άλλο προσήκοντα τρόπο κατά την κρίση μας. Οι οποιεσδήποτε τροποποιήσεις θα ισχύουν από το χρονικό σημείο που αναφέρεται στην σχετική τροποποιητική πράξη.

Μετάβαση στο περιεχόμενο