Φύλαξη και διαχείριση αρχείων

Φυλάσσουμε και διαχειριζόμαστε το φυσικό αρχειακό σας υλικό με τον πιο ασφαλή και αποδοτικό τρόπο. Η φύλαξη γίνεται σε άριστες συνθήκες και με απόλυτη ασφάλεια, στα 7 Διαχειριστικά Κέντρα της εταιρείας, τα οποία έχουν οικοδομηθεί ακολουθώντας βέλτιστες πρακτικές προστασίας.

Την διαχείριση του αρχείου της Εταιρείας σας αναλαμβάνει το εξειδικευμένο προσωπικό μας, το οποίο διαθέτει πολυετή εμπειρία στην εξυπηρέτηση και των πιο πολύπλοκων αιτημάτων.

Οι Διαδικασίες

Εργαζόμαστε με συνέπεια και αξιοπιστία για να εντοπίσουμε τις ανάγκες και ιδιαιτερότητες του αρχείου σας, έτσι ώστε να ανταποκριθούμε επιτυχώς σε αυτές. Σε άμεση συνεργασία μαζί σας, συμφωνούμε τα επιθυμητά επίπεδα ασφαλείας και τους επιθυμητούς χρόνους απόκρισης.

Εύκολα, άμεσα, με ασφάλεια.

  • Εγκιβωτισμός και μεταφορά των αρχείων σας στα Διαχειριστικά Κέντρα και φύλαξη σε υποδομές ειδικά σχεδιασμένες για αρχειοθέτηση, εξοπλισμένες με τα πιο σύγχρονα μέσα ασφάλειας.
  • Δημιουργία λεπτομερούς ηλεκτρονικού μητρώου του αρχείου, ώστε το υλικό σας να είναι πλήρως καταγεγραμμένο, ιχνηλατήσιμο και διαχειρίσιμο. Ανάρτηση του μητρώου αυτού στην πλατφόρμα Εξυπηρέτησης Αιτημάτων Πελατών ArcWiz®, ειδικά σχεδιασμένη για την ανταλλαγή δεδομένων/εγγράφων και την τήρηση αυτών με διαδικασία συμμορφούμενη με το GDPR.
  • Εμπιστευτική καταστροφή του αρχείου σας και έκδοση σχετικού πρωτοκόλλου, όταν παρέλθει η περίοδος διακράτησης.
  • Εξυπηρέτηση αιτημάτων διαχείρισης του αρχείου σας, μέσω του ArcWiz®, με φυσικές παραδόσεις έγχαρτων αρχείων στα γραφεία σας, ή με ηλεκτρονική ανάρτηση ψηφιοποιημένων εγγράφων, scan on demand, με συμφωνημένα επίπεδα εξυπηρέτησης (SLA).

Φύλαξη σε επίπεδο φακέλου

Η λύση αποθήκευσης αρχείου σε επίπεδο φακέλου δίνει την δυνατότητα αποθήκευσης του αρχείου σε ανοιχτά ράφια. Με τον τρόπο αυτό, μπορούμε να ανταποκριθούμε στις ιδιαίτερες ανάγκες διαχείρισης και των πιο ενεργών αρχείων, έχοντας εύκολη πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή.

Οργάνωση διαχείρισης αρχείου στον χώρο σας 

Εάν προτιμάτε να έχετε το αρχείο στον χώρο σας, σας προσφέρουμε συμβουλευτικές υπηρεσίες για την σωστή οργάνωση αυτού και προτείνουμε διαδικασίες για την βελτίωση της διαχείρισης του. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε πάντα αποδοτικές και αποτελεσματικές διαδικασίες σε σχέση με το αρχείο σας. 

Επιπλέον, το εξειδικευμένο προσωπικό μας μπορεί να σας προσφέρει υποστήριξη στον δικό σας χώρο, με υπηρεσίες αρχειοθέτησης εγγράφων και φακέλων, καθώς και με υπηρεσίες on site ψηφιοποίησης, σε συνεχή ροή ή κατ’ απαίτηση.

  • Δημιουργία συστήματος αποτύπωσης των αποθηκευτικών μέσων/ραφιών με barcode.
  • Καταγραφή των αρχείων σας σε ηλεκτρονική μορφή.
  • Διαχείριση αιτημάτων ανακτήσεων μέσω της πλατφόρμας ArcWiz®.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Εϊμαστε εδώ για να συζητήσουμε τις βέλτιστες λύσεις για εσάς.

Consent*
Μετάβαση στο περιεχόμενο